Que doit contenir le pré-état daté ?
Pour offrir toutes les informations financières nécessaires au futur acquéreur d’un bien en copropriété, le pré-état daté doit contenir une liste précise de documents administratifs et comptables.
Liste des documents du pré-état daté
Pour que le futur acquéreur d’un bien en copropriété soit informé au mieux, il est essentiel de rassembler un certain nombre de documents obligatoires dans le cadre du pré-état daté.
Pour rédiger votre pré-état daté, vous aurez besoin de trois documents et d’une information seulement. Vous pouvez également faire appel à notre aide pour remplir un pré-état daté plus rapidement.
Appel de fonds
Pour commencer à constituer votre pré-état daté, vous aurez besoin du dernier appel de fonds sur le trimestre. Il va reprendre l’ensemble de la partie comptabilité du copropriétaire actuel.
L’appel de fond est le document sur lequel le copropriétaire peut, par exemple , trouver ses lots (parkings, caves, appartement…) et les tantièmes qui lui reviennent.
Sur l’appel de fond figure aussi la somme que le copropriétaire doit payer à son syndic. Ces sommes correspondent aux dépenses telles que les frais de chauffage, d’électricité, d’ascenseur, d’assurance, les impôts, les taxes et les employés de la copropriété.
Annexes comptables
Les annexes comptables sont obligatoirement envoyées en format papier (ou mail avec accusé de réception) à la suite ou dans la convocation de l’assemblée générale.
La convocation quant à elle est envoyée avant l’assemblée générale et reprend les comptes (dans les annexes en partie) qui vont être votés lors de l’AG. Une fois l’AG passée, les copropriétaires recevront le PV qui reprendra les décisions prises durant l’AG.
Décomptes de charges
Les 2 derniers décomptes de charges N-1 et N-2 sont les documents qui répartissent, entre les occupants (propriétaires occupants ou locataires) d’un immeuble, les frais facturés au niveau de l’ensemble de l’immeuble.
N-1 : pour l’année précédente approuvée, (2020 au 1 janvier 2021 et 2019 pour N-2).
La dernière information importante ne se trouve pas forcément sur un document, c’est le solde comptable du copropriétaire. En fait, c’est tout simplement le document présentant s’il est débiteur, créditeur vis-à-vis du syndic ou s’il a payé toutes ses charges. Il sera alors à 0€.
Toutes les informations contenues dans le pré-état daté
Informations financières de la copropriété
- Le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel payées par le vendeur (lors des deux exercices précédents comptables).
- Les sommes éventuellement restantes dues par le vendeur au syndic des copropriétaires. Mais aussi, les susceptibles sommes dues par le futur acquéreur.
- L’état des impayés et de la dette fournisseurs
- Le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot vendu, s’il y en a.
Informations relatives à la gestion de la copropriété
- Le règlement de copropriété, de l’état descriptif de division et de toutes leurs annexes et avenants publiés.
- Les procès-verbaux des assemblées générales des trois dernières années
- La fiche synthétique de la copropriété
- La notice des droits et des devoirs des copropriétaires et du fonctionnement du syndicat de copropriétaires (mais l’arrêté qui devait en fixer le contenu n’est toujours pas publié à ce jour).
Informations relatives à l’état de la copropriété
- Les conclusions du diagnostic technique global s’il a été réalisé dans l’immeuble
- Le carnet d’entretien de l’immeuble
Comment accéder à l’extranet de mon syndic ?
Lorsque vous faites l’acquisition d’un bien en copropriété, le syndic doit vous donner accès à son extranet. Celui-ci vous permet de consulter bon nombre d’informations et de documents concernant la copropriété.
Selon votre syndic, vous disposez sans doute d’un code d’activation figurant sur votre appel de fonds. Celui-ci vous permettra de créer votre compte.
En règle générale, pour activer un compte en tant que copropriétaire, vous devez soit vous rendre sur le site web du syndic ou de votre agence immobilière. En vous connectant, vous bénéficiez d’un espace privé de consultation de documents. Ainsi, vous pourrez consulter et imprimer les documents nécessaires tels que les appels de fonds, les relevés de charges, etc.
Si toutefois, vous n’arrivez pas à trouver les informations nécessaires à la constitution de votre dossier, grâce à la formule clef en main, vous pouvez également nous communiquer vos accès pour que nous puissions directement récupérer les documents demandés.